Álláshirdetések száma: 4 214 Create CV
FőoldalKarriercentrum Karrier A vezetői asszisztens
 

A vezetői asszisztens

Beszélgetés a főnökök szeme fényéről a vezetői asszisztensről Petrényi Szilviával, vezető tanácsadóval.

Mik az ideális vezetői asszisztens legfőbb ismérvei? (Akár konkrét szituációkon keresztül. Dolgok, amit nagyon belevalóan és talpraesetten kell tudnia megoldani.)

Én azt szoktam mondani, hogy "egy jó titkárnő minden problémát meg tud oldani. Vagy ha nem, akkor tudja annak a telefonszámát, aki megoldja." Akkor lesz valakiből jó asszisztens, ha tud előre gondolkozni, össze tudja kapcsolni az információkat - és ezekből következtetve a főnökének segítséget tud adni, akár előre is.

Természetesen minden attól függ, főnökünk mennyire ad szabad kezet a munkánk során. Például hasznos információ lehet főnökünknek, ha egy közepes cégnél irodavezetőként dolgozunk és összesítést készítünk a belföldi partnerek megrendeléseiről, és a számlakiegyelítésekről. Egy ilyen összesítésből jól kimutatható, melyik partnerünk rendeli a legtöbbet, és melyik késik folyamatosan a fizetéssel.

De ugyanilyen hasznos információ egy folyton úton lévő főnöknek, ha a repülőjáratokról, átszállási és csatlakozási lehetőségekről naprakész információnk van.

Legutóbb részt vettem az egyik kereskedelmi tv memória-teszt játékán, ahol azt kérdezték tőlem, a memória melyik területe fontos a titkárnőnek. A szám memória?
Persze, hiszen jó, ha telefonszámokat fejből is tudunk, vagy dátum szerint emlékszünk, mikor hova kell mennie a főnökünknek. A név memória?
Feltétlenül! Mindenkinek jól esik, ha emlékeznek a nevére. De a titkárnői-asszisztensi munkának szinte minden része a kitűnően muködő memóriára épül, ezért ezt lehet és kell is fejleszteni.

A jó titkárnő nemcsak a részleteket látja, hanem összefüggéseiben az egészet. Ettől lesz jó, és ettől lesz fontos támasza a főnökének.

Középfokú vagy felsőfokú végzettséget kérnek tőlük?(Melyik és miért előnyös a munkaerőpiacon?)

A hirdetésekben gyakran felsőfokú végzettséggel rendelkező asszisztenst keresnek. Ennek több oka van: a tanulással eltöltött évek aprólékosságra, alaposságra, precizitásra nevelnek, szélesítik az általános műveltséget, megtanulhatjuk az évek alatt, hogyan kell beszámolókat, összefoglalókat írni - azaz információkat keresni, és azokat megfogalmazni. Mindezek mellett a felsőfokú végzettséggel nyelvtudást igazolunk - ma már minden diploma nyelvvizsgához kötött.

Természetesen mindezekkel középfokú végzettségű pályázóként is rendelkezhetünk - ha önéletrajzunk, kísérőlevelünk, megjelenésünk, szóbeli és írásbeli kommunikációnk ezt tükrözi, nem jelent akadályt a felvételinél.

Milyen szintű nyelvtudást igényel a vezető asszisztens pozíciója és mely nyelvből/nyelvekből?

Minimum középfokú, társalgási szintű nyelvtudással rendelkezők jelentkezése lesz eredményes ebben a munkakörben. Még szerencsésebb, ha ennél magasabb fokon, vagy két idegen nyelven erős középfokon beszél a pályázó. Az írásbeli tudás ugyanolyan fontos, mint a szóbeli kommunikációs készség - hiszen asszisztensként nemcsak telefonokra válaszolunk, vagy személyesen fogadjuk a külföldi vendégeket, hanem leveleket fogalmazunk, ügyeket intézünk - pl. szállásfoglalás, autóbérlés - idegen nyelven.

A fővárosban és környékén leggyakrabban angol, ill. német nyelvtudással rendelkezőket keresnek. Alkalmanként orosz nyelvtudásra is szükség van.

Sajnos sokszor találkozom olyan pályázókkal, akik önéletrajzukban megjelölik az idegen nyelvtudást, az interjún azonban kiderül, hogy "csak papíron van", mivel sem beszélni, sem írásban nem mernek kommunikálni. Ezeknek a pályázóknak mindenképpen azt ajánlom - ha ilyen munkakört szeretnének betölteni -, gyakorolják, tanulják a nyelvet akár egy intenzív nyelvtanfolyamra beiratkozva, akár egy külföldi munkavállalás ideje alatt. Egy jó tankönyv is felfrissítheti az elfeledett szavakat, nyelvtani részeket.

Állásinterjún, felvételi beszélgetésen hogy lehet megállapítani, kiből lesz jó titkárnő?

A felsővezetői asszisztens "a cég arca" - ő az, akivel a főnök üzleti partnere, a cég ügyfele elsőként találkozik, akár telefonon, akár személyesen. Éppen ezért nagyon fontos a kisugárzása, a megjelenése, és bármilyen furcsának tűnik is: a hangja. Az ápolt és esztétikus megjelenés - kosztüm, zárt, csinos magassarkú cipő, halvány smink - kellemes benyomást tesz a főnökhöz érkezőkre. A mosoly elengedhetetlen - még telefonban is, mert ennek hangulatát a másik fél megérzi.

Állásinterjún tehát azokat a jegyeket nézzük elsőként, amit a jelentkező külső megjelenésével elárul: mennyire tud és akar megfelelni a vezetői asszisztensi pozíciónak?  Az öltözködés, a megjelenésen túl a viselkedéséből, szemkontaktusból, válaszadásaiból is sokmindent megtud a felvételiztető: a pályázó szókincsét, fogalmazási készségét is.

Mindemellett a felsővezetői asszisztensek meghallgatása úgynevezett "többkörös" interjún zajlik. Ha a szóbeli interjún a jelölt megfelelt, akkor szakmai tudását vizsgáljuk meg, azaz teszteljük számítástechnikai tudását, számítógép-kezelésének magabiztosságát, esetleg kombináljuk ezt nyelvtudásának tesztelésével is. Én például gyakran interjúztatom ebben a "második körben" a jelentkezőket úgy, hogy angol nyelvű levelet diktálok és megkérem, írja közvetlenül a szövegszerkesztve. Ebből azonnal kiderül, a jelölt tud-e vakon (diktálás után) gépelni, hallás után felismeri-e az angol szavakat, le tudja-e azokat helyesen írni, illetve magabiztosan formázza-e a hivatalos leveleket (dátum, megszólítás, aláírás szempontjából.)

Azoknak, akik álláskeresésükben segítségre szorulnak, vagy önbizalmukat szeretnék erősíteni, személyiségükhöz megfelelő állást találni, az "Átváltoztatjuk" program nyújt segítséget ( www.karriertervezes.hu ). A programon a személyiségelemzés mellett tanácsokat is adunk, hogy a pályázók hogyan tudják előnnyé kovácsolni mindazt, amivel már rendelkeznek.

Mennyit keres bruttóban egy pályakezdő /2-3 éves tapasztalattal rendelkező vezetői asszisztens / egy kis -és középvállalkozásnál illetve egy multinacionális vállalatnál?

A fizetéseket általában a cégek egyedileg határozzák meg.

Az eltérések abból adódnak, hogy egészen más feladatokat kell ellátnia, vagy tudással kell rendelkeznie egy kis- és középvállalkozás vezetői asszisztensének (vagy akár irodavezetőjének), mint egy multinacionális cég felsővezetői asszisztensének.

Egy kisebb-közepes cég asszisztense "tűzrölpattant": mindig mindennek tudja a helyét, tudja hogy melyik kolléga mit csinál és hol van, emellett kezeli a házipénztárat, intézi az irodaszerrendeléseket, postát, írja vagy összesíti az árajánlatokat - egyszóval: ő a "központ", akire a főnöke bármiben támaszkodhat.

Egy multinacionális cég felsővezetői asszisztense inkább a főnöke programjait, szokásait, a közvetlen tárgyalópartnereit ismeri. Összehívja az igazgatói üléseket, intézi a külföldi utazások repülőjegy- és szállás foglalását, kapcsolatot tart a külföldi partnerirodákkal, esetleg az idelátogató külföldiek szállásfoglalását is intézi.

Pályakezdőként elfogadhatónak találom a bruttó 140-160 ezer Ft-os fizetést, 2-3 éves tapasztalattal a bruttó 200-220 ezer Forintos fizetést. A fizetés mellé a cégek gyakran szoktak étkezési hozzájárulást, esetleg utazási költségtérítést, multinacionális cégek esetében fitnessz-bérletet biztosítani a munkavállalóiknak.